Está sem tempo para ler? Aperte o play abaixo e ouça o artigo sobre registros trabalhistas em áudio!
Manter os prazos previstos em cada projeto vai além da construção por si só. No canteiro de obra, a burocracia em relação à documentação, como os registros trabalhistas de colaboradores e terceiros, pode se tornar um empecilho caso a gestão da construtora não conte com um controle eficaz.
Isso porque no setor da construção, a execução de algumas atividades possuem riscos – como por exemplo o trabalho em altura e o manuseio de determinados equipamentos – que exigem certos treinamentos, exames e certificações.
Para resguardar a construtora de problemas legais e prejuízos, além de proteger os seus colaboradores contra acidentes de trabalho, é preciso gerenciar essas documentações.
Neste cenário, alguns dos problemas comumente encontrados pelas empresas do setor construtivo podem ser resolvidos com apoio da tecnologia.
O módulo de Registros do Mobuss Construção foi criado justamente para dar agilidade nas questões burocráticas e é um forte aliado no controle de registros trabalhistas. Além disso, recentemente, o módulo passou por diversas melhorias. Para saber mais sobre o assunto, continue lendo o artigo!
5 problemas que são resolvidos com o módulo de Registros
Veja agora, como o módulo de Registros pode auxiliar a resolver alguns dos desafios mais comuns na rotina de uma construtora:
1. Alto volume de documentos e registros trabalhistas
Com mais de uma obra em andamento, é essencial que a construtora conte com um fluxo de trabalho bem definido para garantir a conformidade dos documentos, principalmente relacionados às obrigações da legislação.
Quando o controle acontece apenas manualmente, não há comunicação eficaz entre diferentes canteiros de obra, dificultando o compartilhamento e o reaproveitamento da documentação.
Mas com apoio de um sistema especializado, todos os dados de colaboradores próprios e terceiros, além dos fornecedores, podem ser facilmente consultados e gerenciados em tempo real.
Assim é possível reduzir a burocracia, com uma visão global da documentação, que fica centralizada em uma única plataforma.
2. Acompanhamento dos registros da empresa
Você sabe quais profissionais ou contratados estão com os registros trabalhistas atualizados e quem precisa entregar algum documento? E se uma auditoria for realizada, tudo estará em conformidade?
Para acabar com estas dúvidas, o módulo de Registros disponibiliza no painel de pendências o que precisa ser resolvido, inclusive com divisão por obras.
O controle de vencimentos se torna muito mais assertivo, com envio de alertas aos responsáveis. Colaborando, assim, para que os colaboradores mantenham os treinamentos em dia.
3. Padronização na coleta de registros
Com canteiros em diferentes locais, é extremamente complexo para a maioria das empresas manter um padrão nos registros. Mas com a tecnologia, no entanto, este controle é facilitado.
É possível definir parâmetros de coleta para cada profissional conforme a função desempenhada, ou para cada empresa contratada, garantindo que seja realizado o registro da documentação necessária conforme os critérios estipulados pela empresa.
4. Burocracia do processo de coleta
Receber os papéis, armazenar e conferir um por um são atividades demoradas, que tomam boa parte do tempo da área administrativa da construtora.
Para resolver este problema, além da padronização, o módulo de Registros permite a coleta em lote dos documentos pendentes, fazendo com que o envio e o armazenamento digital desses registros seja automatizado.
Com a pré-visualização dos arquivos (imagens, arquivos PDF etc), o profissional responsável consegue identificar pendências e resolvê-las rapidamente. Além disso, empresas terceiras possuem autonomia para acessar o portal do fornecedor e subir os documentos.
Há ainda o scanner móvel do módulo, em que, através de um QR Code no smartphone, o colaborador tira fotos do documento e manda rapidamente para o sistema.
É possível ainda a edição da imagem com corte de bordas, ajuste de cores para impressão e otimização do tamanho do arquivo que será armazenado.
Esse recurso substitui a tradicional realização de escaneamento via copiadora ou digitalizadora. Dessa forma, a equipe economiza tempo, agiliza a coleta de registros e poupa custos com equipamentos e impressões nas obras.
Veja também: como a construtora Vectra se beneficiou com o módulo de Registros
5. Dificuldade na identificação de pendências
Quando a documentação exige algum tipo de avaliação ou aprovação, o controle feito em papel é ainda mais desafiador.
Com auxílio da tecnologia, no entanto, são emitidos alertas em relação à validade das documentações e a situação de cada uma, que podem ser classificados como:
- Em falta: quando algum registro está pendente;
- Aguardando Avaliação: o arquivo já está no sistema, aguardando avaliação do responsável;
- Reprovados: se um terceiro enviar um documento errado, o gestor pode reprovar e solicitar nova coleta;
- Próximos do Vencimento: o painel de pendências mostra os documentos que estão perto de vencer, para que o responsável fique ciente;
- Vencidos: envio de alertas com a data de vencimento dos registros;
- Agendados: é possível fazer o agendamento de documentações periódicas, para não perder o prazo de renovação.
A burocracia não precisa ser um empecilho para bons resultados no canteiro de obras. Uma solução especializada em registros trabalhistas, além de otimizar o dia a dia da construtora, facilita a segurança dos registros e o controle de todas as ações relacionadas a eles.
Isso irá garantir que a sua empresa seja mais eficiente na entrega de projetos de qualidade para o consumidor final.
Como a tecnologia apoia na coleta de documentação?
Para efeitos comparativos, o módulo de Registros é um dos mais utilizados pelas construtoras no Mobuss Construção. E durante a pandemia, com as medidas de distanciamento, isso se destacou. Já o Portal do Fornecedor se tornou uma das páginas mais acessadas, com quase 10 mil acessos por mês.
O motivo disso é a flexibilidade adquirida. Os fornecedores podem enviar os documentos de forma digital, de qualquer lugar e hora, eliminando a necessidade de enviá-los para alguém da construtora fazer upload no sistema. Assim, a equipe ganha muita agilidade e produtividade com acesso ao histórico de registros atualizados e reprovados no sistema.
A Constroen Construções foi uma das empresas que se beneficiaram com a implantação do módulo. Segundo Roberto Dainese, diretor de engenharia da Constroen:
“Nunca fizemos o armazenamento dos registros dos funcionários e de contratos dentro da obra, tudo ficava no escritório. Mas, o que melhorou foi a velocidade que tivemos em acessar esses registros, verificar documentos vencidos e solicitar as atualizações.”
Silvio Etges, gerente de produto do Mobuss Construção, contou que o sistema está lançando novidades. “São diversas melhorias no módulo de Registros. Algumas solicitadas por clientes e outras são funcionalidades que irão facilitar ainda mais as atividades que envolvem documentação de funcionários e terceiros.”
Quais foram as atualizações do módulo de Registros?
Entre as alterações, a equipe do Mobuss Construção se preocupou em trazer mais usabilidade para o módulo. Deixando o layout mais organizado e prático, com filtros em lote e campos de busca rápida. Assim, as pesquisas e o preenchimento de informações ficaram mais fáceis.
Outro recurso que foi adicionado é a flexibilidade para configurar o período de coleta de registros de colaboradores e fornecedores. Por exemplo, se alguém começar a trabalhar daqui um mês na obra, o gestor pode configurar o envio de documentos para uma data futura, para que não sejam geradas pendências.
Também será possível consultar o histórico de coletas por documentos reprovados e aprovados. A empresa pode, por exemplo, configurar diferentes registros obrigatórios para cada obra, para alguma específica ou em todas elas.
“Sempre nos preocupamos em melhorar constantemente os recursos do nosso sistema, conforme as novas demandas do mercado e dos nossos clientes. Esse pacote de melhorias não terá custo algum para nossos parceiros”, finaliza Silvio.
Ficou interessado(a) em conhecer mais sobre o Módulo de Registros? Solicite uma demonstração gratuita com nossos especialistas!
Escrito por Silvio José Etges – Gerente de Produtos
