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Obras envolvem uma imensa quantidade de tarefas, atividades e etapas que duram meses ou até mesmo anos. Por isso, um mapeamento de processos é essencial para manter tudo em ordem ao decorrer do processo construtivo.
No entanto, muitas empresas não têm uma cultura de gestão de processos implementada, dificultando a identificação dos problemas e gargalos que afetam a qualidade, a produtividade e a eficiência na obra.
Quanto mais os profissionais conhecerem a cadeia produtiva e as operações da construtora, melhor desempenharão seu trabalho, entendendo suas responsabilidades e suas funções. Além disso, sem o mapeamento dos processos é impossível entender o que impacta mais ou menos na hora de construir.
Por outro lado, conhecendo os processos da empresa, se torna possível focar os esforços em otimizar as etapas que mais atrapalham o andamento dos serviços. Ou seja, uma visão detalhada permite a automatização das tarefas, concentrando o tempo dos gestores em questões estratégicas.
O que é mapeamento de processos?
O mapeamento de processos funciona como uma ferramenta de gerenciamento e comunicação que permite a compreensão clara e objetiva de todas as operações de uma empresa.
Em outras palavras, o mapeamento foca na identificação de todas as tarefas, pessoas, recursos e resultados envolvidos em cada atividade da cadeia produtiva. O objetivo é organizar e estruturar a gestão de processos.
A lógica central é possibilitar uma visão detalhada de tudo que influencia nos resultados finais de um serviço, questionando para que serve o processo, quais as entradas e saídas, as tarefas e profissionais envolvidos, os recursos empreendidos e os resultados esperados.
Com isso, é possível identificar a importância de cada processo, suas fragilidades e gargalos para então começar a criar uma solução.
Qual a importância de mapear os processos na construtora?
Em uma área como a construção civil, que envolve muitas atividades, profissionais e recursos, investir no mapeamento de processos é essencial para otimizar os resultados. Por isso, confira a importância e as vantagens para a construtora:
Aumento da produtividade
Conhecer cada detalhe das etapas construtivas permite que os profissionais entendam quais apresentam menos produtividade e o que efetivamente causam os atrasos.
Dessa forma, é possível focar em otimizar os principais gargalos e não perder tempo com processos pouco relevantes, aumentando a produtividade na construção.
Redução de custos
O mapeamento permite ainda que a construtora elimine processos obsoletos e foque esforços e recursos na otimização dos processos mais complexos.
Com a visão detalhada de todas as informações envolvidas em uma tarefa, os profissionais responsáveis conseguem ser mais assertivos em suas funções, eliminando possíveis desperdícios, aumentando a produtividade e reduzindo os custos.
Padronização de processos
Mais um ponto importante do mapeamento é identificar quais tarefas se repetem com frequência nas obras e tem um impacto significativo nos resultados finais.
Depois que o mapeamento é feito, a construtora pode padronizar os processos e garantir que sejam sempre feitos da melhor maneira possível em todas as obras e serviços.
Automatização de tarefas
Conhecendo os processos e seus fluxos, os profissionais conseguem identificar aquelas tarefas que são improdutivas e ineficientes quando feitas de maneira manual. Assim, é possível investir em soluções tecnológicas, como softwares, para automatizar os processos.
É o caso do acompanhamento das diversas frentes de trabalho no canteiro, que pode ser feito com mais agilidade e qualidade através de softwares de mobilidade.
Identificação de melhorias
Por último, vale destacar que o mapeamento de processos é a maneira mais eficiente da construtora entender seus próprios pontos fracos e pontos fortes.
Com ele não só os gargalos são encontrados, mas também suas causas e consequências no processo construtivo. Com isso, a tomada de decisões sobre as soluções de melhoria são mais assertivas e embasadas.
Mapeamento de processos: por onde começar?
Muitos profissionais entendem que precisam conhecer os processos que fazem parte da operação da empresa, mas não sabem como e nem por onde começar. Por isso, confira 5 passos para implementar o mapeamento:
1. Selecione a equipe
O primeiro passo é selecionar os profissionais, preferencialmente da gestão, que vão fazer parte da equipe que implementará o mapeamento dos processos.
Depois, esses profissionais precisam ir atrás e entender todas as informações sobre o processo construtivo da empresa, das atividades do escritório, do canteiro de obras até o pós-obra.
2. Construa um fluxo
Com todas as informações sobre os processos coletadas, é hora de construir um fluxo em uma sequência lógica entre eles.
O primeiro passo para isso é identificar com clareza os processos que dependem diretamente de outros, seu impacto nas operações em geral e tudo aquilo que é empregado na sua execução.
3. Identifique melhorias
A partir do momento em que é possível identificar a contribuição de cada atividade para o resultado final de uma obra, fica evidente aquelas que mais apresentam problemas e gargalos.
Assim, os profissionais devem focar nos processos que mais impactam negativamente o andamento dos serviços, identificando e procurando soluções de melhorias.
4. Crie metas e indicadores
Para resolver os problemas, a empresa deve criar metas claras que deverão ser cumpridas através de indicadores. Dessa forma, os profissionais conseguem mensurar objetivamente se as melhorias propostas estão funcionando.
Os indicadores de qualidade ou produtividade, por exemplo, permitem o acompanhamento da otimização desses fatores.
5. Implemente melhorias e monitore os resultados
Com os processos mapeados e as propostas de melhorias identificadas e elaboradas, a construtora pode implementar soluções para otimizar os processos construtivos.
Nessa etapa, é importante monitorar os resultados, sempre checando os indicadores e conferindo se as metas estão sendo alcançadas.
Investir no mapeamento de processos é uma maneira de embasar as tomadas de decisões na gestão, melhorando as chances na otimização de fatores como produtividade, qualidade e redução de custos.
Além disso, o mapeamento gera um maior engajamento da equipe, que passa a participar ativamente das decisões e consegue entender a importância do seu trabalho para os resultados das obras.
Agora você já sabe o que é o mapeamento de processos e como ele é importante para melhorar os resultados das empresas!
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