Está sem tempo para ler? Aperte o play abaixo e ouça o artigo sobre gestão de documentos no pós-obra em áudio!
Após a conclusão de um empreendimento, uma grande quantidade de informações e registros se acumulam. Todos eles precisam ser organizados e armazenados corretamente, evitando perdas e extravios. Por isso, os profissionais da construção precisam implementar uma boa gestão de documentos no pós-obra.
Manter o controle dos registros serve como uma maneira de ter garantia de que o projeto foi executado corretamente. Assim, caso alguma situação ocorra, a empresa consegue comprovar que seguiu as normas e especificações que foram descritas no acordo.
Além disso, ter uma boa administração dos seus relatórios gera informações valiosas, com as quais a construtora pode utilizar para otimizar seus processos ao longo do tempo.
Com os dados de obras finalizadas, é possível tomar decisões com mais embasamento. Assim, pode-se solucionar erros e melhorar a execução dos serviços, aumentando a competitividade do negócio.
Quer aprender mais sobre o assunto e como aplicar na sua empresa? Continue com a leitura e tire suas dúvidas!
Qual a importância da gestão de documentos no pós-obra?
A gestão é a etapa responsável por controlar e otimizar o uso dos recursos para que se possa atingir os objetivos estabelecidos dentro do cronograma e orçamento da obra. Assim, ela envolve a implementação de processos para melhorar a elaboração, organização, armazenamento e acesso aos registros.
Já se tratando diretamente da administração de documentos no pós-obra, o foco é no controle dos registros após a finalização da execução da construção. Desse modo, o objetivo é garantir que todos os arquivos que foram gerados durante a execução sejam armazenados de maneira eficiente.
Com isso, o procedimento garante que nenhuma informação importante seja perdida. Além disso, melhora o acesso aos documentos da empresa, agilizando consultas futuras. A coordenação permite também que dados sejam extraídos para que sejam utilizados em futuras obras.
Quais os documentos importantes em um pós-obra?
Durante a gestão de documentos no pós-obra, existem vários arquivos que precisam ser verificados. Listamos abaixo os 5 que precisam de grande atenção. Confira a seguir:
Relatório Diário de Obra
O Relatório Diário de Obra (RDO) é um registro elaborado durante toda a execução dos serviços. Nele são descritas as informações relevantes que aconteceram na rotina do canteiro.
Assim, ele serve como comprovação de fatos e ocorrências durante a construção. Podendo resguardar a empresa diante de imprevistos. Por isso, deve ser armazenado corretamente.
Manual do proprietário
O manual do proprietário traz informações acerca de infraestrutura, local e materiais utilizados na obra.
A empresa deve fornecer para o cliente e também manter uma cópia do manual junto aos registros do empreendimento. Garantindo que as informações foram repassadas corretamente.
Registro da manutenção
Caso a edificação já tenha passado por uma reforma, é importante contar com um registro da manutenção. Nele, devem estar demonstrados custos e tempo de execução de cada serviço.
Na gestão de documentos no pós-obra, esse arquivo precisa estar organizado para que a construtora consulte todas as alterações que já foram realizadas no empreendimento.
Registro de solicitações
Se o empreendimento já teve chamados de clientes requisitando correções ou outras questões, esses pedidos devem constar no registro de solicitações. Assim, todas ficam devidamente armazenadas.
Além disso, nesse controle devem constar as datas e informações sobre as resoluções dos gargalos. Isso facilita para que o processo se torne mais simples nas próximas vezes.
Acervo de normas
Outro registro que deve ser verificado na gestão de documentos no pós-obra é o acervo de normas técnicas. Ou seja, é preciso que todas as diretrizes utilizadas que envolvem os serviços e etapas da obra estejam organizadas e listadas corretamente. Assim, é possível evitar problemas futuros em caso de processos judiciais, por exemplo.
Tecnologias que auxiliam o pós-obra
Nos dias atuais, o pós-obra pode obter grande auxílio de soluções tecnológicas. Assim, ganha-se mais eficiência nos processos de elaboração, organização, armazenamento e acesso dos registros.
Por isso, confira abaixo as 3 principais tecnologias utilizadas na hora de fazer a gestão de documentos:
Digitalização de documentos
Ao contrário do que se fazia no passado, muitos documentos não precisam mais ser armazenados fisicamente, mas sim digitalmente. Isso ocorre através do auxílio de soluções especializadas. Com esse recurso, há uma melhor organização, centralização de arquivos e proteção contra perdas.
Dispositivos móveis
A flexibilidade propiciada com o uso dos dispositivos móveis facilita as diversas etapas da gestão, inclusive a de documentos. Com auxílio de tablets ou celulares, é possível registrar, organizar e acessar remotamente as informações de qualquer lugar. Além disso, é possível melhorar os registros com o uso de fotos e vídeos, aumentando o detalhamento deles.
Softwares de gestão
Por último, outra solução tecnológica que auxilia no controle de documentos é um software de gestão, que disponibiliza diversas funcionalidades para cada processo. Com ele, é possível ter muito mais controle e automatização das atividades. Assim, todas as informações são registradas com padronização, segurança e agilidade.
O Mobuss Construção, por exemplo, é uma plataforma completa, possui 11 módulos especializados, inclusive o de Documentos. Com isso, é possível manter todos os registros de sua construção organizados e atualizados para toda a equipe.
Mas, para que essa etapa seja eficiente, é crucial contar com o auxílio de tecnologias. Elas facilitam os registros, automatizam a organização, oferecem um armazenamento seguro e permitem um acesso rápido dos arquivos.
A gestão de documentos no pós-obra é crucial, seja como forma de garantir que as manutenções e solicitações dos clientes sejam resolvidas, ou para comprovar que as normas e especificações foram seguidas. Um cuidado maior nessa etapa evita dores de cabeça no futuro.
Agora você já sabe a importância dessa gestão, além dos principais documentos e tecnologias adotadas. Para saber como elaborar os registros durante a execução dos serviços, de modo a ter mais qualidade no fim da obra, leia nosso ebook sobre o Diário de Obra.
