Com o objetivo de conseguir vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes, as empresas têm encontrado no controle da informação uma forma de deixar processos mais ágeis e confiáveis. Neste sentido, a gestão de documentos é uma solução infalível se feita com base em algumas premissas básicas.
Siga adiante para entender mais sobre a gestão de documentos e descobrir o motivo de sua importância na construção civil. Afinal, adotar as melhores práticas garante aumento da produtividade da equipe, economia financeira, otimização do tempo e melhora na rotina profissional. Confira:
Gestão de documentos: o que é e qual a sua importância?
Fazer a gestão de documentos vai muito além de simplesmente armazenar informações e ter uma visão geral sobre o que está sendo executado pela equipe da construção.
A prática funciona como um alicerce poderoso diante da extrema competitividade do mercado e as pressões crescentes por mais excelência e qualidade nas operações.
O controle de documentos ajuda a atender programas de certificação de qualidade – como a ISO -, pois as informações estão sempre atualizadas, o que é um ponto importante durante as auditorias.
Isso traz diversos benefícios para a empresa e possui contribuição desde as rotinas simplificadas – como a forma de arquivamento – até as situações mais complexas – como nos casos de certificações de qualidade, citado acima.
No entanto, nem todas as organizações estão cientes da importância de investir esforços para um gerenciamento completo e rentável. Isso porque empresas do ramo ainda fazem a gestão de documentos de forma manual, gerando atrasos em entregas, gastos excessivos com recursos naturais, extravios importantes e falhas na transmissão ou até manipulação de dados.
As novas tecnologias à serviço do gerenciamento
Com o avanço tecnológico, cresceu a adoção de processos automatizados e soluções digitais, capazes de fazer com que a empresa acompanhe o ritmo acelerado do mercado.
A gestão de documentos que conta com ferramentas inovadoras assegura a disseminação de dados rápida, eficiente e uniforme. Eliminando ruídos de comunicação e diminuindo falhas, conflitos e empecilhos entre equipes e clientes.
Este conteúdo justifica a gestão de documentos na construção civil, já que o sucesso de uma obra depende da simetria entre o que é planejado e executado. O segredo para um alinhamento tão preciso envolve aspectos fundamentais. São eles:
- Confiabilidade dos dados gerados;
- Grau de informações que cada trabalhador tem sobre a obra;
- Rapidez na detecção de falhas;
- Tomada de decisões estratégicas com o máximo de velocidade.
A gestão de documentos é utilizada para que os materiais – principalmente, em formato eletrônico – possam ser atualizados, revisados e guardados com confiabilidade, evitando-se ao máximo perdas e falhas.
Sua importância se transmite nos benefícios para as empresas que controlam esses dados de forma inteligente. As vantagens são percebidas tanto em rotinas simplificadas, como o arquivamento, quanto em situações mais complexas, como os casos de certificações de qualidade.
Existem, aliás, motivos bem claros e objetivos para manter os documentos sempre em dia. Especialmente no setor da construção, o controle de dados e registros é essencial devido à imensa gama de obrigações trabalhistas e à legislação.
Este post explora todos os pontos de atenção envolvendo o que mudou recentemente nas normas brasileiras de qualidade – ISO 9001 e Regimento SIAC.
A NBR 15575 também desempenha um papel importante nesse sentido, pois aborda a necessidade de manter todas as informações documentadas. Mas, não é só isso!
Todos esses benefícios podem se estender também ao canteiro de obras – através de uma solução em mobilidade -, que antes era restrito somente às atividades operacionais e gerido de maneira mais superficial, no que diz respeito às rotinas administrativas.
Boas práticas para a gestão de documentos na construção
Existem meios bastante eficientes para otimizar a gestão de documentos de acordo com os profissionais da construção. Especialmente, durante os processos realizados no canteiro de obras.
Tenha como base as boas práticas elencadas a seguir e garanta que a realização das mais diversas tarefas empresariais seja mais simples, organizada, econômica e competitiva:
1. Categorize, organize, repita
Quando falamos em gerenciamento, organização é fundamental. É por isso que a primeira boa prática para uma gestão de documentos eficiente é sobre desenvolver processos e, mais importante, pautar-se pelo que foi estabelecido.
Tenha uma visão geral sobre o que é prioridade e necessita de sua atenção: contratos, atas, declarações, relatórios, certificados, manuais e comprovantes.
Estabeleça uma força-tarefa para fazer essa varredura inicial. Depois de obter um diagnóstico sobre tudo aquilo que é utilizado pela organização, categorize os materiais.
Essa organização fornecerá a visão do todo e trará ideias sobre como o armazenamento pode funcionar para que seja o mais intuitivo e facilitado possível.
2. Tenha responsabilidades bem definidas
Quando todos possuem acesso livre aos materiais da empresa, a gestão de documentos fica comprometida. A ideia aqui não é restringir colaboradores, mas esclarecer quais são as responsabilidades de cada um com relação aos conteúdos.
Para que o gerenciamento de arquivos seja funcional, é indispensável que os colaboradores tenham acesso de forma restrita ao que precisam.
O uso de uma ferramenta digital oferece diversas facilidades nesse sentido para que os colaboradores consigam criar, armazenar, atualizar, compartilhar, consultar e gerenciar documentos referentes à obra. Tudo isso com permissões específicas de acesso e classificação de arquivos por atribuições de aprovação, revisão e consulta.
Para tanto, estabeleça uma comunicação transparente entre todos os membros da equipe. Explique processos, prepare um manual que contenha respostas para as principais dúvidas, aponte um responsável por repassar informações importantes e, se necessário, até mesmo oferecer treinamentos e alinhar expectativas.
3. Adote fluxos práticos e intuitivos
O grande intuito da gestão de documentos é facilitar o andamento das atividades durante as etapas da construção. Certifique-se de adotar fluxos de trabalho intuitivos e simples.
Lembre-se da comunicação transparente. Quanto mais autonomia e orientação os colegas de trabalho tiverem, melhor será o processo de gestão de documentos.
Portanto, fluxos de aprovação, alteração e encaminhamento desses materiais devem estar claros para todos os envolvidos.
Caso surjam perguntas como “o que eu faço agora?”, “para quem encaminhar essas páginas?” e “posso editar esse parágrafo?”, é provável que o seu processo comunicativo apresenta falhas.
4. Acompanhe alterações
Já que a gestão de documentos é uma tarefa compartilhada e, dependendo do porte da construtora, muitas pessoas têm acesso ao conteúdo, é extremamente recomendável que exista um registro do histórico de revisão e movimentação dos materiais.
Não há nada mais frustrante do que enviar a versão errada de um arquivo para aquele cliente importante. Ou não encontrar um documento por falta de controle sobre as posses, retiradas, alterações e versões.
Reunir tudo em um só ponto também é considerada uma decisão inteligente para garantir a melhor organização e controle sobre os documentos empresariais.
5. Utilize armazenamento em nuvem
Todas as boas práticas citadas anteriormente tornam-se mais simples quando optamos por armazenar os documentos em nuvem. A tendência é acabar com o excesso de papelada.
Digitalize os conteúdos da empresa. Sim, é um processo trabalhoso! Contudo, esta é uma ação que exige esforço no agora para facilitar as coisas depois. Quando tudo está online, as vantagens são imensas.
Manter os documentos empresariais em nuvem não é apenas contar com um lugar seguro para o armazenamento de arquivos. É também fazer uma gestão inteligente de tudo o que diz respeito ao negócio, sem perdas.
Alguns dos principais benefícios incluem:
- Economia de tempo e dinheiro;
- Estrutura física mais enxuta;
- Obtenção de informações em tempo real;
- Facilidade de pesquisar arquivos;
- Centralização de materiais;
- Possibilidade de acesso remoto;
- Atualização automática de versões e licenças;
- Segurança garantida de dados.
6. Use a tecnologia a seu favor
O uso de tecnologias móveis para acessar e gerenciar informações e equipes é quase que obrigatória nos dias de hoje.
Todo o processo é facilitado quando incorporado à tecnologia. O que antes era feito manualmente, passa a ser realizado através de tablets, smartphones e outros dispositivos móveis.
O mesmo documento emitido na sede da empresa é visto no canteiro de obras. Em tempo real, sem atrasos e através de soluções de mobilidade integrados ao sistema.
Vale ainda lembrar que a organização dos documentos é essencial para apoiar a gestão da qualidade das empresas. Especialmente, as que estão buscando – ou precisam garantir – certificações.
E, já que falamos sobre algumas premissas que contribuem para o bom planejamento na hora de gerenciar documentos no setor da construção civil, aproveite para conferir quais são os 4 erros que você deve evitar no desempenho desta tarefa.
