Quem trabalha com gerenciamento de projetos com certeza já se deparou com a sigla PMBOK. Para aqueles que ainda não a conhecem, trata-se da abreviação de Project Management Body of Knowledge, que pode ser traduzido livremente como Guia de Conhecimentos sobre Gestão de Projetos.
Como o próprio nome já diz, é uma publicação dedicada a discutir e aprimorar o gerenciamento de projetos. Foi criada pelo Project Management Institute (PMI), uma instituição que, há décadas, tem como principal objetivo debater e desenvolver estudos e melhorias para a área – claro, sempre mantendo o foco na metodologia elaborada e revisada por eles.
O método nasceu e continua a ser desenvolvido para contemplar todos os tipos de projetos, sendo que possui uma extensão para a área da construção.
É claro que gestores de projetos podem se beneficiar bastante da leitura do PMBOK. Porém, é preciso compreender que se trata de uma metodologia ampla e democrática, e que, por isso, requer muita interpretação e estudo para ser adequadamente adaptada ao universo da gestão de obras e projetos de construção.
Convidamos você a conferir um pouco mais sobre o PMBOK e como ele tem influenciado o gerenciamento de projetos. Confira!
O que é PMBOK?
Primeiramente é preciso ficar claro que o PMBOK é um guia e não uma metodologia, isso porque funciona para todos os tipos de projeto. O PMBOK foi criado para sistematizar conceitos e metodologias da administração de projetos, criando uma linguagem e uma teoria capazes de abranger três conceitos fundamentais: o ciclo de vida, os processos de gestão e as áreas de conhecimento envolvidas no projeto.
Como o PMBOK é um guia, ele descreve orientações de boas práticas para o gerenciamento de projetos. O principal objetivo do guia é padronizar e disseminar os métodos mais eficientes testados e comprovados compilando-os em uma espécie de enciclopédia. O PMI, responsável pela elaboração do PMBOK, também é responsável por fazer revisões a cada quatro anos, lançando novas edições.
Por serem estruturados sobre três pilares comuns, os conceitos do guia podem ser aplicados a diversos tipos de projetos, sendo o terceiro item (relacionado aos conhecimentos envolvidos) o responsável por direcionar a teoria de acordo com as particularidades da área profissional envolvida.
Os processos abordados pelo PMBOK vão desde a iniciação do projeto, na própria concepção. Passam pelo planejamento, estabelecendo metas e identificando riscos. Chegam na execução, garantindo que tudo seja feito em conformidade com o projeto e terminam no monitoramento e controle, resolvendo os problemas que surgem ao decorrer da execução.
O fato de o conteúdo do guia ser adaptável permite que não seja um roteiro teórico de aplicação de processos. Ao contrário, ele serve para despertar o conhecimento sobre gestão de projetos, fazendo um convite para que o leitor aplique os conceitos ali contidos e reflita sobre a forma como atua no gerenciamento de projetos.
Vale ressaltar ainda que o PMBOK está em constante revisão, estando atualmente na sua 6ª edição.
Quais as áreas de gerenciamento do PMBOK?
Os profissionais que consultam o guia estão em busca de referências, inovações e atualizações conceituais sobre as melhores práticas para a atuação profissional. O conteúdo do material é dividido em 10 partes, dedicadas a abordar os fatores mais importantes no gerenciamento de projetos. São eles:
1. Integração
Trata sobre a associação de informações para executar o plano do projeto, levando em conta todas as áreas envolvidas.
2. Escopo
Fala sobre o controle do escopo, que é o volume e a divisão das tarefas que precisam ser realizadas para concluir o projeto.
3. Tempo
Essa parte aborda as melhores práticas para controle de atividades e programação de tarefas. O foco, aqui, é na gestão do tempo e na elaboração de cronogramas de trabalho passíveis de execução.
4. Custos
Voltado para o planejamento de orçamentos e dimensionamento de gastos para que todo o escopo de trabalho seja concluído.
5. Qualidade
Módulo que analisa o controle e a certificação da qualidade de um projeto.
6. Recursos humanos
Foco no planejamento de equipes, manutenção de recursos humanos, desenvolvimento profissional e gestão de pessoas.
7. Comunicações
Trata sobre a administração dos processos comunicacionais e a gestão das informações envolvidas na administração do projeto e toda a sua documentação.
8. Riscos
Orienta a gerenciar e analisar os riscos envolvidos no projeto e em toda a sua execução.
9. Suprimentos
Aborda o tema da gestão de suprimentos e sua distribuição por todas as etapas do projeto. Essa etapa também engloba o gerenciamento de aquisições, focando na garantia de um bom relacionamento com os fornecedores para obtenção de melhores propostas e produtos ou serviços.
10. Partes Interessadas
Esse processo consiste em identificar as partes interessadas, também conhecidas como stakeholders, dar prioridade a elas e elaborar estratégias para aumentar seu engajamento no projeto.
A importância do PMBOK no gerenciamento de projeto
O PMBOK agrega uma série de conhecimentos para o gestor de projetos, dando a ele uma visão mais clara e objetiva do que deve ser priorizado e aplicado na etapa do gerenciamento. Assim, ele consegue estabelecer diretrizes e padronizar os processos, desse modo as atividades seguem uma lógica, otimizando o fluxo de informações e diminuindo riscos de erros e retrabalhos.
Como o PMBOK é um guia, ele serve como uma importante fonte de referência para os profissionais responsáveis pela gestão de projetos conseguirem entender as boas práticas que estão sendo adotadas no mercado mundialmente e replicar nos processos da sua empresa. Com o conhecimento do PMBOK, é possível otimizar desde os processos mais simples até os mais complexos.
Benefícios do PMBOK
Seguindo e aplicando as orientações do PMBOK, as empresas conseguem obter diversos benefícios. Confira algumas das vantagens de se basear no guia no seu gerenciamento de projetos:
Mais inovação
O PMBOK é atualizado com frequência com as melhores práticas que estão sendo aplicadas no mercado, com isso os profissionais da gestão de projetos conseguem se manter sempre atualizados. Em resumo, é possível trazer mais inovação para a etapa do gerenciamento, garantindo a busca pela melhoria contínua e investindo em novas técnicas mais eficientes.
Maior produtividade e rentabilidade
Como um dos objetivos do PMBOK é auxiliar na padronização dos processos, os profissionais conseguem realizar suas funções com mais agilidade e menos chances de erros. Dessa forma, a produtividade dos serviços aumenta e os custos com desperdícios e retrabalhos são reduzidos, garantindo maior rentabilidade para a empresa.
Maior previsibilidade
O planejamento é um dos focos do PMBOK, o que garante uma maior previsibilidade quanto aos possíveis riscos. Assim, os profissionais conseguem criar estratégias para evitar que esses riscos se tornem problemas ou mesmo pensar em soluções antecipadas para resolver os problemas caso eles apareçam.
Como utilizar PMBOK na construção civil
O fato de o setor da construção ser uma área fundamental em todas as economias fez com que o PMBOK fosse enriquecido com uma extensão de conteúdos exclusivos para o setor, dedicados a esmiuçar conceituações e práticas de sucesso.
Em um segmento tão importante, a adoção de um gerenciamento estratégico de obras possibilita obter resultados positivos, alavancar os lucros e aumentar a fatia de participação da empresa no mercado. No entanto, tudo isso começa muito antes do primeiro movimento no canteiro – a mudança deve ter início nos projetos, por isso, os conceitos do PMBOK são tão requisitados.
Na visão do PMI e do PMBOK, a gestão de projetos é algo integrado, que engloba os 9 aspectos apresentados anteriormente. Porém, na construção civil, são adicionados 4 fatores fundamentais:
Segurança
Traz temas relacionados ao planejamento e mapeamento de questões envolvendo a segurança no canteiro de obras e o controle disso.
Meio ambiente
Dedicado a apresentar tendências e práticas bem-sucedidas para realizar um gerenciamento de projetos sem esquecer do meio ambiente e da sustentabilidade.
Controle financeiro
Este conteúdo aprofunda a temática do gerenciamento de custos e foca nos processos adotados pela construção civil.
Pleito
Instrui a gerenciar os pleitos feitos pela empresa responsável pela obra para justificar alterações no escopo de trabalho, custos e estratégias de execução, algo bastante trabalhoso para o gerente de projetos.
Esses 4 novos pontos são fundamentais para guiar a gestão de projetos de forma mais completa e adequada à realidade do profissional que atua na construção civil.
Conclusão
Vale ressaltar que o conteúdo do PMBOK não é uma receita pronta para o sucesso. Empresas que pretendam obter resultados positivos a partir dos conteúdos do guia e aplicar melhorias em seus processos devem criar planos de ação e adequação de suas políticas e operações para que os novos conceitos sejam implementados corretamente.
A gestão de projetos fica ainda mais completa quando materiais enriquecedores como o PMBOK são aplicados nos procedimentos de uma empresa. Além disso, o processo se fortalece com o uso de tecnologias capazes de otimizar tarefas, reduzir o tempo de trabalho e garantir uma poderosa vantagem competitiva.
Organizações em busca de melhorias na forma de gerenciar seus projetos conciliam as teorias com a transformação digital. Isso possibilita oferecer aos clientes práticas modernas e rentáveis, características altamente exigidas por gestores e investidores (principalmente em épocas de economia cambaleante, em que as empresas prezam por um bom custo-benefício e pela eficiência).
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