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O eSocial é um instrumento de grande importância para empresas estarem em conformidade com as obrigações fiscais e com as normas regulamentadoras. No setor da construção civil não é diferente. Também é fundamental a tomada de cuidados para não sofrer penalizações.
No ano de 2021, a Receita Federal Brasileira realizou algumas alterações no eSocial, visando simplificar o cumprimento das obrigações e tornar a fiscalização dos documentos mais transparente.
Para saber tudo sobre as atualizações, incluindo o que mudou nos eventos de Saúde e Segurança no Trabalho (SST), continue lendo o artigo!
O que é eSocial?
Iniciado em janeiro de 2018 e instituído pelo Decreto nº 8.373/2014, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um sistema do Governo Federal que visa unificar o envio de informações através de um único ambiente.
Segundo o Sinduscon/Seconci-PR, mais de 40 milhões de trabalhadores estão cadastrados no eSocial atualmente. Esse sistema integra órgãos como a Receita Federal Brasileira (RFB), a Caixa Econômica Federal, o Ministério do Trabalho e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) para centralizar, em um ambiente nacional e virtual, a prestação de contas desses 3 âmbitos:
- Fiscal;
- Previdenciário;
- Trabalhista.
Pode-se dizer que o eSocial digitalizou o processo de envio de informações que antes era feito por meio de diversas declarações, formulários e documentos relativos à prestação de contas. Desde julho de 2018, todas as empresas, com exceção de MEI, são obrigadas a trabalhar com o eSocial, para isso, é necessário obter um certificado digital.
Os grupos do eSocial
O eSocial é composto por 4 grupos, sendo eles:
- Grupo 1: Empresas de grande porte, com faturamento superior a R$ 78 milhões por ano;
- Grupo 2: Outras empresas, com faturamento inferior a R$ 78 milhões por ano, com exceção das empresas de Simples Nacional;
- Grupo 3: Empresas optantes pelo Simples Nacional;
- Grupo 4: Órgãos e entes públicos.
É importante sempre conhecer em qual grupo sua empresa se encaixa, pois cada um tem um prazo estipulado para prestar as obrigações na plataforma do eSocial, de acordo com cada tipo de documentação.
Os impactos do eSocial
Considerada a área mais impactada pelo eSocial, as informações sobre SST tiveram a sua primeira obrigação de envio em julho de 2019. A Saúde e Segurança no Trabalho traz uma série de desafios para as empresas, em especial nas do segmento da construção, que por lidar com algumas atividades insalubres é um dos setores mais propensos a acidentes de trabalho.
Segundo dados, entre 2012 e 2021 foram notificados mais de 119 mil acidentes de trabalho na construção civil. A terceirização, que é uma prática comum dentro deste setor, também é impactada.
Isso porque a construtora é corresponsável pela segurança de profissionais terceirizados e, caso o contratante não envie os dados ao eSocial, a própria construtora deve subir essas informações no ambiente online do programa.
O que muda em 2022 para as construtoras?
Apesar de não haver mudanças na legislação, a partir de janeiro de 2022 a Receita Federal Brasileira está exigindo mais planejamento e controle fiscal por parte das empresas, de forma a evitar informalidade nas prestações de conta.
Como principal mudança podemos listar a alteração do portal do eSocial, que antes era o GFIP e agora será o DCTF Web, substituição que já ocorreu a partir de outubro de 2021.
Além disso, agora as empresas serão obrigadas a transmitir as folhas de pagamento pelo DCTF Web. Sendo que optantes do Simples Nacional e obras de Pessoas Físicas também estão inclusos nesta obrigatoriedade.
A Receita Federal está enviando notificações de obras sobre documentos que estão vencendo, visando a regularização dos alvarás de construção e a existência de CNO (Cadastro Nacional de Obras).
Também é importante ressaltar que a plataforma DCTF Web transmitirá automaticamente as informações para o Serviço Eletrônico de Regularização de Obras (SERO).
O SERO cruza dados e busca evidências de mão de obra informal, por isso é fundamental estar com todos os salários vinculados à obra e ao CNO. Sendo passível de multas e sanções em caso de não prestação das obrigações fiscais.
Mudanças na SST
Referente a Saúde e Segurança no Trabalho, alguns fatores também mudaram. Agora será obrigatório inserir no eSocial as informações do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e de possíveis Comunicações de Acidente do Trabalho (CAT) que possam existir.
Já quanto aos eventos, de forma resumida:
- S-2210 (Comunicação de Acidente de Trabalho): este evento é formalizado pelo CAT, e não será mais transmitido sem atestado médico. No eSocial terá um campo reservado para anexação do atestado.
- S-2220 (Monitoramento de Saúde de Trabalhador): este evento é formalizado pelo ASO (atestado de saúde ocupacional). Tanto para o ASO, quanto para os exames complementares, como audiometria e oftalmológico, por exemplo, será exigido o controle da periodicidade do exame (PMSO). Sendo obrigatório o envio em até 15 dias após o mês subsequente ao vencimento.
- S-2240 (Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos): a tabela 23 foi substituída pela tabela 24, que fala sobre aposentadoria especial. Se o colaborador alterar as atividades e não ficar mais exposto aos agentes nocivos da tabela 24, a empresa precisa comunicar no evento S-2240 até o dia 15 do mês subsequente. Mas quando não houver exposição aos itens da tabela 24, as informações devem ser prestadas no PPP do colaborador.
Além disso, a Receita Federal está fiscalizando e enviando comunicados para as empresas que não recolheram a contribuição previdenciária (GIL/RAT) corretamente. Também sendo passível de multas e sanções.
Como a tecnologia apoia as empresas no eSocial?
Softwares de gerenciamento de obras são essenciais para quem deseja registrar corretamente as informações de SST exigidas pelo eSocial, pois fazem com que a informação seja controlada e produzida eletronicamente. O Módulo de Segurança do Mobuss Construção, por exemplo, possui em um único ambiente todas as informações referentes às entregas e devoluções de equipamentos de proteção individual, os chamados EPI’s.
Como as informações registradas no papel não podem ser enviadas ao eSocial, obrigatoriamente é necessário transcrever todas as informações para o meio eletrônico, gerando um retrabalho considerável. Além disso, até que as informações cheguem ao sistema eletrônico, o controle das obrigatoriedades dos colaboradores ficará defasado, não sendo possível precisar se as obrigações foram realmente cumpridas e o que está realmente em atraso
Acumular a digitação dos documentos para datas próximas ao envio para o eSocial pode ser uma estratégia perigosa, não permitindo a correção de falhas e desvios durante o período. Caso o processo fosse em meio eletrônico, as informações poderiam ser integradas gradativamente, permitindo um controle aprimorado e assertivo das pendências.
Ainda no exemplo da entrega de EPIs, este processo tem a intenção de garantir que os colaboradores estejam com os devidos equipamentos para desempenhar as suas funções, minimizando ou eliminando riscos de acidentes de trabalho.
Realizar este processo eletronicamente – inclusive offline-, eliminar retrabalho de digitação e atender os prazos do eSocial é possível. Somente a digitalização dos processos é o que torna o trabalho mais produtivo, permitindo que os envolvidos possam focar mais tempo nas atividades fim.
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*Para mais informações sobre o eSocial acesse o site da RFB, clicando aqui.
*Este artigo foi assinado por: Sílvio Etges, Gerente de Produtos da Teclógica.