A etapa do projeto de uma obra é complexa, envolvendo muitas informações e planejamento. Por isso, contar com o auxílio da tecnologia, utilizando um software de gerenciamento de projetos, ajuda a otimizar e trazer mais eficiência para as tarefas.
Através dessa ferramenta, é possível melhorar a comunicação entre os profissionais, além de integrar o acesso aos dados. Assim, é feito um acompanhamento em tempo real das atividades e a tomada de decisões acontece de forma mais rápida.
Além disso, com o software de gerenciamento o profissional consegue consultar os projetos para saber quais tarefas devem ser priorizadas durante as fases da obra.
Tudo isso traz mais velocidade aos trabalhos, gera resultados com maior qualidade, riqueza de informações e menos suscetíveis a erros. Por isso, um software de gerenciamento de projetos é indispensável para otimizar os processos.
Por que investir em um software de gerenciamento de projetos é essencial para a obra?
Utilizar um software de gerenciamento de projetos é fundamental para garantir a eficiência e o sucesso de qualquer empreendimento, especialmente na construção civil. Essa ferramenta permite a padronização de processos, facilita o acesso a documentos, promove a colaboração entre equipes e melhora a agilidade na tomada de decisões.
Além disso, com relatórios personalizados e uma gestão mais eficiente, você pode otimizar cada etapa da sua obra, reduzindo erros e mantendo os projetos dentro dos prazos e orçamentos estipulados.
O que é gerenciamento de projetos?
De maneira geral, podemos dizer que o gerenciamento de projetos é responsável por garantir a eficiência na elaboração dos empreendimentos.
Isso significa não só gerar projetos de boa qualidade, mas também feitos e entregues no prazo, sem retrabalhos e dentro de uma margem de gastos.
Cabe ao gestor as atribuições de comandar, monitorar e auxiliar os colaboradores responsáveis pela elaboração dos projetos. É dele a tarefa de garantir uma comunicação eficiente e uma boa integração dos dados. Além de também providenciar ferramentas adequadas para a realização de cada atividade.
Sendo assim, o papel da gestão de projetos é administrativo. Ou seja, o profissional deve coordenar de forma eficaz os recursos, tanto financeiros quanto humanos. Tudo isso para que ao final da etapa de projetos os objetivos pré-estabelecidos de prazo, custo e qualidade sejam cumpridos.
Os desafios do gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos é uma área de conhecimento com uma sólida base e que deve contar com profissionais altamente qualificados. Para ser bem sucedida, requer cuidadoso planejamento, excelente monitoramento e zelo em sua execução.
Nesse sentido, para amparar o adequado uso dessas ferramentas gerenciais, surgem os softwares de gerenciamento de projetos, facilitando a vida dos gestores e tornando as atividades de planejamento, monitoramento e controle mais fáceis, práticas e precisas.
Quais os principais fatores de sucesso de um projeto?
Do ponto de vista executivo, um projeto de sucesso é aquele que apresenta um bom detalhamento de informações. Isso significa ter um projeto com um orçamento e cronograma com todos os dados necessários para um bom entendimento de quem vai executar a obra.
Dentro da área de gerenciamento de projetos, existem dois principais fatores que indicam o sucesso de um projeto. São eles: a capacidade de executá-lo dentro do prazo e dentro do orçamento, ou, se possível, antes do prazo e abaixo do orçamento.
De acordo com o benchmark realizado pela Software Advice, das empresas que utilizam software especializado, 29% conseguem entregar os projetos antes do prazo previsto. Das que utilizam software próprio, apenas 6% obtêm esse resultado.
Em relação a custos, empresas usuárias de software especializado e com soluções próprias têm resultados similares, com as com soluções próprias apresentando pequena margem percentual nesse quesito.
A pesquisa também apontou os três principais motivos pelos quais os projetos não são entregues no prazo e dentro do orçamento. E, embora não estejam diretamente relacionados com o uso de uma ferramenta de software, todos realçam a importância de um adequado planejamento.
São os motivos:
- Estimativas iniciais do projeto inadequadas;
- Execução a partir de planos de projeto incompletos;
- Divergências na definição do escopo do trabalho.
Por isso, para assegurar o sucesso do processo como um todo é preciso garantir uma boa gestão de projetos.
6 vantagens do uso de um software de gerenciamento de projetos
Como vimos, implementar uma solução tecnológica como um software de gerenciamento de projetos ajuda a otimizar os processos. Para exemplificar, listamos 6 vantagens que sua empresa pode obter ao utilizar essa ferramenta:
1. Padronização de projetos
Com um software de gerenciamento de projetos, é possível definir quais formatos, nomenclaturas e informações devem ser adotadas. Assim, fica mais fácil padronizar os projetos, que devem sempre seguir a mesma linha de formatação.
Isso reduz as chances de erros e de retrabalhos, já que os profissionais têm acesso à última versão aprovada do projeto. Dessa forma, o resultado final é sempre coerente com o padrão estabelecido pela empresa.
2. Acesso facilitado aos documentos de projetos
O software organiza todos os projetos em uma única plataforma, promovendo a integração das informações. Assim, os colaboradores podem acessar toda a informação necessária de maneira mais fácil e rápida dentro do software.
Ele registra todas as interações, alterações e revisões nos projetos, permitindo um maior controle e acompanhamento em tempo real. Outra funcionalidade é a de escolher quem pode visualizar cada projeto, ou quais profissionais têm permissão para alterar informações.
É possível ainda definir os fluxos de trabalho e os prazos de entrega de cada etapa. Isso facilita a priorização das tarefas, garantindo que tudo seja elaborado dentro do cronograma previsto.
3. Projetos compartilhados
Um software de gerenciamento permite o desenvolvimento colaborativo dos projetos. Isso significa poder criar e compartilhar projetos rapidamente com outros colaboradores, que podem visualizar as alterações em tempo real.
Dessa forma, a comunicação entre os profissionais é otimizada, podendo ser feita remotamente. Assim, o trabalho se torna mais produtivo, com tomadas de decisões mais rápidas e menores chances de desencontro de informações.
O desenvolvimento de projetos compartilhados torna possível também que o gestor acompanhe a execução das tarefas. Nesse cenário, ele consegue ter uma visão mais detalhada do andamento, um maior controle e agilidade na hora de resolver problemas.
4. Agilidade
Com todas as informações integradas em um único local, organizadas e padronizadas, a elaboração e a gestão de projetos fica mais produtiva. Os profissionais conseguem acessar tudo com rapidez, principalmente se o software contar com a mobilidade em seu sistema.
O software de gerenciamento de projetos melhora a comunicação e o controle das atividades, permitindo tomadas de decisões mais rápidas. Além disso, com as informações extraídas do software, é possível priorizar tarefas mais importantes, garantindo a entrega dos projetos no prazo.
5. Relatórios personalizados
Outra vantagem da adoção de um software de gerenciamento de projetos é a obtenção de relatórios personalizados. Com a possibilidade de editar métricas e indicadores, o gestor consegue extrair informações valiosas sobre todo o processo de elaboração dos projetos.
Assim, ele encontra tarefas que apresentam mais gargalos, que merecem maior atenção ou até que poderiam ser eliminadas. Dessa forma, a tomada de decisões se torna mais embasada.
6. Gestão mais eficiente
Com todas essas vantagens, o gerenciamento de projetos se torna muito mais eficiente e otimizado. Isso porque mais informações levam a tomadas de decisões mais assertivas, melhorando a qualidade das entregas.
Além disso, com melhor comunicação, integração e automação, a produtividade da etapa de projetos aumenta. Isso permite que os prazos sejam respeitados ou até mesmo reduzidos.
Como escolher um software de gerenciamento de projetos?
Cada obra é única e demanda projetos diferentes e exclusivos, mas o gerenciamento deve estar presente e ser eficiente em todos eles. Por isso, para escolher o melhor software de gerenciamento de projetos, primeiro é preciso conhecer ao máximo as peculiaridades dos projetos a serem elaborados.
Com as necessidades da empresa definidas, é necessário avaliar as funcionalidades que cada software oferece. Também é importante se atentar a diferenciais como mobilidade, – algo muito importante para a construção civil – e integração com módulos de outras etapas da gestão de obras.
Quanto mais completo for o software, mais processos e tarefas ele conseguirá otimizar e até automatizar durante a gestão de projetos. Outra dica na hora de escolher é buscar softwares que sejam bem avaliados por outras empresas.
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