Pequenos projetos nem sempre exigem conhecimentos profundos em gerenciamento de obras, nem muita disciplina para que as tarefas sejam executadas de forma adequada. Porém, na medida em que um projeto aumenta, técnicas e processos formais se tornam essenciais para que a situação se mantenha sob controle e os prazos sejam atendidos.
Para melhorar sua gerenciamento de obras, selecionamos algumas dicas que podem ajudar você e a sua equipe de colaboradores a alcançar um melhor desempenho.
O projeto precisa ser entendido
À frente do gerenciamento de obras, você precisa ter certeza de que todos os envolvidos tenham plena noção do que se espera deles e qual é o grande objetivo a ser alcançado. Quanto maior o projeto, mais importante é essa percepção. Elabore documentos que especifiquem as expectativas, atribuições de cada envolvido, custos e prazos para a concretização de cada etapa.
Planeje o trabalho
É importante que você determine de que forma quer que o trabalho seja feito. Para isso, é necessário planejamento. Uma boa estratégia é quebrar o trabalho em pequenas partes, que possam ser cumpridas em questão de dois ou três dias. Se possível, convoque sua equipe para participar desse planejamento, pois assim todos vão compreender as etapas necessárias para a concretização do objetivo.
A gestão do plano de trabalho
Alguns gestores acreditam que definir e planejar o trabalho são as partes mais difíceis. No entanto, você nunca vai ser um bom gerenciamento de obras ou projetos se não souber manejar seu plano de trabalho corretamente. Lembre-se de que o plano de trabalho é apenas um plano. Imprevistos acontecem no meio do caminho, e é aí que a sua habilidade em gerenciamento de obras e a sua criatividade para resolver impasses vão ser testadas.
Resolvendo problemas
Existem duas formas principais para a gestão de problemas. A primeira delas é pensar em um processo que consiga identificar, determinar o impacto e examinar alternativas já na etapa de planejamento. A segunda é aplicar técnicas de resolução específicas para cada caso, como a elaboração de diagramas ou gráficos. Cabe a você descobrir qual é a melhor alternativa para o seu projeto.
Defina o escopo
O escopo define os limites do projeto: o que ele vai entregar, quais são os dados necessários para a sua realização e qual vai ser o seu impacto. Se o gestor do projeto não realizar um bom trabalho definindo seu escopo, torna-se difícil para toda a equipe viabilizar o projeto. Isso significa, portanto, que o escopo pode e deve sofrer modificações durante o curso do projeto.
Lide com os riscos
São tratadas como riscos todas as condições e circunstâncias que estão fora do controle da equipe envolvida no projeto e que podem impactá-lo de alguma forma. Uma boa gestão de riscos identifica os potenciais riscos, determina a possibilidade de que eles ocorram e entende seus impactos. Com essas informações, a equipe pode contornar eventuais problemas com maior facilidade, garantindo maior eficácia no gerenciamento de obras.
Comunique-se
Comunicação é fundamental no gerenciamento de obras, pois cada supervisor ou líder de equipe deve entender e conhecer tudo que ocorre para conseguir tomar as melhores decisões. Se a comunicação é inadequada, a chance de problemas e dificuldades por contas de expectativas cresce. Então, se o seu projeto é grande ou complexo demais, elabore um plano de comunicação.
Organize os documentos
É melhor estimar a quantidade de documentos que serão produzidos durante um projeto e a melhor forma de lidar com eles do que se perder em um amontoado de papéis. Trace regras e processos para a organização da documentação previamente, para que você só tenha que se preocupar com o bom gerenciamento deles.
Controle de qualidade
A qualidade é definida pela proximidade entre o resultado do projeto e a expectativa do cliente. Portanto, o controle de qualidade é um dos processos mais importantes. Seu principal propósito é encontrar erros o mais rápido possível e lidar com eles da melhor forma. Naturalmente, um bom controle de qualidade exige tempo e conhecimento.
Analise métricas
Coletar as métricas de um projeto é essencial e também pode ser a parte mais difícil da gestão. Por isso, muitos gestores ignoram ou não sabem lidar com métricas. Todo tipo de projeto deve coletar informações básicas, como custos, esforços e prazos. No entanto, você também deve saber determinar a satisfação do cliente e como todas as etapas do projeto estão funcionando. Com base nessas informações, é possível melhorar processos e resultados.