A gestão da construção é um processo que pode ser melhor desempenhado quando amparado por soluções como o diário de obras digital.
Esse recurso guarda o relato das tarefas realizadas no canteiro e contribui para uma organização mais eficiente e assertiva das atividades.
Além disso, ele ainda amplia o acesso às informações coletadas, tornando-as disponíveis para todos os profissionais envolvidos.
Por isso, investir em tecnologia é o caminho para conduzir a gestão de maneira inteligente, evitando gastos desnecessários ou desperdícios.
Continue lendo o post para conhecer o diário de obras digital e saber como ele pode ajudar no seu projeto!
O que é o diário de obras digital?
O Relatório Diário de Obras (RDO) é uma ferramenta utilizada na gestão de projetos.
Sua elaboração é em forma de documento, onde é mantido um registro diário das etapas realizadas na edificação.
Ele pode ser realizado de maneira manual ou ainda com auxílio da tecnologia, em dispositivos móveis, o chamado diário de obras digital.
Em outras palavras, o registro, armazenamento e acesso das informações deixam de ser manuais e em documentos físicos, sendo feitos por meio de softwares.
De ambas as formas, deve conter o relato dos fatos mais importantes ocorridos em cada dia de obra.
Embora alguns detalhes possam ficar de fora, é importante tentar descrever de forma breve tudo aquilo que foi feito no dia. Vale registrar, por exemplo:
- Os processos executados;
- O tempo de execução;
- Quais colaboradores realizaram a atividade.
Informações como as condições climáticas também são importantes, pois podem justificar situações de atraso nos serviços.
Equipamentos que tenham tido problemas e atividades não executadas também podem ser descritos no diário de obras.
O objetivo é que o relato transpareça o andamento do projeto para que o registro fique claro a todos os associados envolvidos. Dados sobre reuniões realizadas e treinamentos também devem ser arquivados. Além disso, é importante anotar as compras realizadas e problemas que tenham surgido.
Como fazer diário de obras?
Para criar um diário de obras que seja eficiente para a rotina de trabalho, siga estes passos:
- Registro diário das atividades: anote tudo que foi realizado, como tarefas executadas, equipes envolvidas e duração das atividades.
- Descrição das condições do local: inclua informações sobre condições climáticas ou outros fatores externos que possam afetar o andamento.
- Registro de informações importantes: documente reuniões, decisões e quaisquer mudanças relevantes no projeto.
- Relatórios de ocorrências e desvios: detalhe problemas ocorridos, como atrasos e falhas em equipamentos, e explique os motivos.
Esses passos permitem que o diário de obras torne-se um guia completo do projeto, com uma visão detalhada do progresso e das dificuldades enfrentadas.
O que deve ser registrado no diário de obras?
Na elaboração do diário de obras, algumas informações são fundamentais para um registro eficaz. Confira as principais.
- Relato das atividades: tarefas realizadas e em andamento, etapas concluídas e tempo gasto em cada uma.
- Colaboradores envolvidos: quem participou das atividades, com suas respectivas funções.
- Materiais utilizados: registre os insumos e equipamentos destinados a cada atividade.
- Problemas e ocorrências: detalhe problemas como atrasos, falhas em equipamentos e qualquer evento que impacte o cronograma.
- Condições do tempo: anote as variáveis climáticas que podem justificar atrasos ou interrupções.
Essas informações ajudam a manter um relatório de obra completo e detalhado. Com isso, o RDO servirá de base e poderá ser revisitado para tomadas de decisão nos próximos empreendimentos.
Diferenças entre livro de ordem e diário de obras
Vale destacar que, desde 2009, a elaboração de um documento similar ao diário de obra, o Livro de Ordem, era obrigatória. Porém, em fevereiro de 2023, o Conselho Federal de Engenharia e Agronomia (Confea) revogou a obrigatoriedade deste registro.
Por mais que os dois documentos sejam parecidos, há diferenças importantes. O diário é mais detalhado e relata qualquer acontecimento relevante, o Livro é focado no registro das informações do início e término de atividades.
Assim, preencher o diário de obra já é uma maneira de realizar também o Livro de Ordem.
Como o diário de obra digital pode ajudar na sua obra?
O diário de obra digital é essencial para a gestão, auxiliando na tomada de decisões dos profissionais.
Esse documento serve como fonte de informações e permite gerenciar as diferentes etapas do projeto.
Com ele, é possível entender como e onde estão sendo empregados os gastos e o tempo no canteiro. Confira abaixo alguns dos usos desta solução:
Negociar prazos
Com os arquivos registrados e organizados, é possível negociar prazos com o comprador ou justificar alterações e, até mesmo, discutir com os empreiteiros situações de imprevistos.
Nesse sentido, o método funciona como meio para provar que as tarefas foram cumpridas de acordo com as especificações técnicas.
O diário de obras também possibilita que os clientes entendam os motivos dos atrasos.
Com esses dados, o processo de ajuste nas datas de entrega, ou até mesmo na reavaliação do orçamento, fica mais transparente e claro.
No caso em que gargalos tenham ocorrido, a solução funciona ainda como uma prova legal, servindo também como justificativa para a motivação de eventuais falhas técnicas que tenham resultado em novos gastos ou acidentes de trabalho.
Documentar tarefas
O objetivo principal é documentar os acontecimentos mais relevantes de cada dia no canteiro de obra. Isso acontece através de diversos fatores, entre eles, o andamento das etapas.
O resultado disso é um verdadeiro manual que descreve o desenvolvimento do processo construtivo em ordem cronológica.
Assim, é possível extrair registros que podem ser utilizados na tomada de decisões da gestão. Entender como se dá a relação entre cada tarefa, por exemplo, é crucial para o planejamento dos serviços.
Vale lembrar que registrar as etapas significa também ter maior controle sobre elas. Com relatos recorrentes, o andamento e os resultados dos projetos seguem o planejado.
Quanto mais detalhado e rigoroso for o processo, mais eficiente será a coordenação da obra.
Avaliar atividades
O diário de obras torna possível comparar os resultados esperados no orçamento e cronograma. Por meio desse registro, é possível avaliar as atividades, obtendo informações para entender onde acontecem mais problemas e quais as causas deles.
Para a administração, isso significa concentrar esforços nas etapas que mais impactam negativamente os gastos, prazos e qualidade.
Se, por exemplo, um serviço não aconteceu no dia previsto, deve-se registrar o motivo e como isso afetou o andamento da obra.
Assim, os profissionais responsáveis pela gestão podem tomar decisões rápidas e tentar contornar a situação, bem como criar planejamentos futuros para que problemas similares não ocorram.
Quais os benefícios de usar um diário de obra digital?
Realizar o RDO traz diversas vantagens para uma construção, pois ele serve como fonte para a tomada de decisões.
Mas documentar as atividades de forma manual no dia a dia pode ser uma tarefa improdutiva, pouco segura e com dados de baixa qualidade.
Por isso, atualmente muitas empresas adotam ferramentas tecnológicas que permitem a elaboração do diário de obra digital.
Existem softwares de gestão de obras que possuem módulos criados especificamente para esta etapa. Assim, é possível obter metas melhores e diferentes vantagens, como:
Acesso ao documento
Um dos principais benefícios é no acesso ao documento, que passa a ser mais simples e rápido.
Com a mobilidade, os arquivos podem ser consultados pelos associados envolvidos de forma prática a partir de qualquer lugar, através de dispositivos móveis.
Controle das informações
Com informações sempre atualizadas, de fácil acesso e disponíveis a qualquer hora e lugar, os profissionais podem fazer um controle mais eficiente.
Assim, o diário de obras digital serve como um meio para diagnóstico de problemas, facilitando e embasando a tomada de decisões.
Agilidade
Outro benefício é a agilidade, pois os registros podem ser feitos e acessados por qualquer colaborador com autorização.
Além disso, com o uso de recursos como formulários pré-configurados, os arquivos ficam mais rápidos, diminuindo a quantidade de esforço necessário nessa etapa.
Centralização das informações
O diário de obra digital é uma maneira de manter todos os dados centralizados em um único lugar. Isso facilita o acesso e manipulação das informações, além de também permitir a padronização e melhorar a segurança no armazenamento.
Monitoramento em tempo real
É possível também monitorar os arquivos registrados em tempo real. Com isso, os membros da gestão conseguem tomar decisões mais assertivas e evitar que atrasos aconteçam ou que gargalos passem despercebidos.
A adoção de tecnologias para a elaboração do RDO trouxe diversos benefícios para essa etapa.
Mas, para garantir um maior sucesso, é preciso escolher uma solução que atenda às necessidades da organização e apresente respostas rápidas para os outros passos da construção.
Para isso, conheça a solução Mobuss Construção, um software de gestão completo, com funcionalidades para melhorar a eficiência do início ao pós–obra.
Além dos recursos pensados para várias tarefas, o módulo Diário de Obras permite automatizar o registro das atividades rotineiras do canteiro.
Agora que você já sabe o que é o diário de obra digital, descubra como preencher esse documento de forma eficiente no nosso ebook, clicando aqui!
*Texto atualizado em: 05/12/2024
