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Os profissionais da construção civil enfrentam desafios constantes para garantir que todos os processos sejam executados de maneira eficiente. Para isso, o relatório de auditoria interna se torna uma ferramenta essencial para a otimização no fluxo do canteiro.
O procedimento em questão é de extrema importância, pois fornece uma avaliação crítica e imparcial da logística interna e de práticas operacionais da empresa. Além disso, ele destaca as possíveis áreas de risco no local.
Os colaboradores devem preencher o documento com atenção. Dessa forma, é garantido que todos os aspectos relevantes do projeto sejam abordados. É necessário registrar adequadamente tudo o que é realizado na obra, as constatações obtidas e as recomendações propostas.
Para entender melhor o assunto, além de conhecer os tipos de auditorias existentes e saber como implementá-las, continue a leitura do artigo!
O que é um relatório de auditoria interna e qual sua importância?
Em poucas palavras, esse é um documento que registra as conclusões, observações e recomendações resultantes de uma avaliação interna do projeto em andamento.
A auditoria é uma atividade independente e objetiva que fiscaliza os processos e práticas operacionais para identificar gargalos e oportunidades de melhoria.
A importância desta etapa reside em diversos aspectos. Primeiro, fornece uma visão de como funciona o fluxo do canteiro e o desempenho operacional da obra. Isso ajuda a identificar:
- Áreas de risco;
- Deficiências na logística;
- Fraquezas no planejamento;
- Possíveis irregularidades.
Em segundo lugar, o relatório de auditoria interna é uma ferramenta valiosa para a gestão da construtora. Isso se dá ao fato dele armazenar informações que auxiliam na tomada de decisão e na melhoria contínua. As recomendações contidas no arquivo ajudam a direcionar os esforços da organização nas áreas mais críticas.
Além disso, também exerce um papel essencial na prestação de contas e na transparência do negócio. Ele pode ser compartilhado com colaboradores e parceiros externos, como a alta administração, acionistas, órgãos reguladores e até mesmo com os moradores, se necessário.
Quais são os tipos de relatório de auditoria?
Existem diferentes tipos de relatórios de auditoria, cada um com seu propósito e conteúdo específico. Os mais comuns são:
Relatório final sintético
Este é um documento conciso que resume os principais aspectos e conclusões da avaliação interna. Ao contrário de um relatório de auditoria mais detalhado, que é extenso e abrangente, o sintético apresenta apenas as informações relevantes e essenciais para fornecer uma visão geral dos resultados.
Relatório final analítico
Arquivo detalhado que apresenta uma análise aprofundada dos resultados. Ao contrário do anterior, o relatório final analítico traz uma visão abrangente e minuciosa de todas as áreas avaliadas.
Relatórios especiais
Os relatórios especiais abordam questões precisas ou situações especiais que requerem um estudo detalhado. Eles são elaborados quando há a necessidade de uma investigação ou avaliação em particular, além do escopo normal de uma auditoria regular.
Relatórios parciais
Já esse tipo de ata, é elaborada por peritos especializados em determinado ramo de conhecimento, com o objetivo de fornecer uma análise técnica imparcial e fundamentada sobre alguma questão específica. Esse documento é utilizado em processos judiciais, arbitragens ou em situações em que é necessário um parecer técnico.
Relatórios verbais
Os relatórios verbais referem-se à comunicação oral das conclusões e recomendações de uma auditoria. Embora os escritos sejam mais comuns e preferidos por estarem formalizados, esse modelo pode ser utilizado em certas situações, como:
- Reuniões de feedback;
- Apresentações;
- Discussões imediatas.
O que deve constar no relatório de auditoria interna da obra?
Conforme explicamos, o relatório de auditoria interna deve conter o máximo de informações acerca do projeto. Para te ajudar a elaborar ou otimizar o documento, confira abaixo a estrutura mais comum que essa etapa precisa ter:
Objetivos da auditoria
É importante que contenha os objetivos da avaliação, ou seja, o que se espera alcançar com a realização do trabalho de auditoria. Ao incluir essa informação, é possível fornecer uma visão clara do motivo pelo qual ela foi conduzida e quais aspectos foram avaliados.
Metodologia da auditoria
O relatório de auditoria deve incluir dados sobre a abordagem utilizada durante o seu processo. A metodologia descreve os procedimentos, técnicas e abordagens adotadas de forma sistemática e consistente.
Ao fornecer detalhes, o documento permite aos leitores entenderem como o trabalho foi conduzido, quais critérios foram aplicados e como as evidências foram coletadas e avaliadas. Isso ajuda a estabelecer a credibilidade e a confiabilidade dos resultados apresentados.
Conclusões e recomendações
As conclusões e recomendações devem aparecer no relatório de auditoria. Essas seções são essenciais, pois resumem os principais resultados e oferecem orientações para ações futuras. As considerações finais são os objetivos da avaliação, ou seja, são as constatações sobre o desempenho, conformidade, controles e riscos.
Nessa parte também são propostas ações corretivas ou melhorias que visam abordar as deficiências identificadas e maximizar os pontos fortes. Elas fornecem orientações práticas sobre como otimizar etapas, aprimorar controles, reduzir gargalos e otimizar o fluxo do canteiro.
Controle financeiro
Esta etapa refere-se às práticas, políticas e procedimentos adotados por uma organização para gerenciar suas atividades financeiras, garantindo a integridade, a transparência e a conformidade dos registros.
No relatório de auditoria, é importante avaliar e relatar a eficácia dos recursos existentes na organização. Isso inclui examinar processos como a elaboração de gestão de caixa, o controle de contas a receber e a pagar, a precisão das transações contábeis e a segregação de funções do setor.
Como fazer um relatório de auditoria interna?
Não existe uma forma pronta de se elaborar um relatório de auditoria interna. Cada empresa deve criar o seu conforme suas necessidades e complexidade das obras e processos adotados. O essencial é que o documento esteja em conformidade com as nomenclaturas e normas relevantes, além de ser claro e objetivo.
Vale ressaltar que a tecnologia pode ser uma grande aliada no preenchimento deste processo. Através do uso de ferramentas, como o Módulo de Qualidade, é possível contar com formulários pré-configurados e flexíveis, que podem ser preenchidos em tempo real.
Isso agiliza o processo de elaboração do arquivo, permitindo que os responsáveis da obra tenham acesso imediato às informações necessárias. Também possibilita a padronização e centralização dos relatórios anteriores, facilitando a análise e comparação em diferentes fases do seu negócio.
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