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Para executar uma obra de maneira eficiente, todos os profissionais precisam ter instruções claras para exercer suas funções. Então, possuir documentos que funcionem como manuais detalhando as atribuições e maneiras corretas de realizar os processos é fundamental. É esse o intuito de documentos de Instrução de Trabalho no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da ISO 9001.
Além de instruir a melhor maneira de exercer uma tarefa, as empresas precisam padronizar os processos para que todos os profissionais possam trabalhar utilizando a mesma dinâmica.
Com isso, a comunicação se torna mais eficiente, permitindo um maior envolvimento entre os colaboradores. No caso da contratação de novos funcionários, o treinamento será mais rápido e eficiente com as instruções padronizadas.
A qualidade dos empreendimentos e a conformidade com as exigências de normas também dependem da padronização dos processos. Isso porque ela garante que o procedimento será sempre executado da mesma maneira, independentemente do profissional encarregado. Assim a empresa consegue fazer uma gestão de qualidade mais eficiente e baseada nos requisitos da ISO 9001.
Entretanto, para que seja possível padronizar e criar instruções sobre um processo, é necessário que haja um documento padrão que funcione para todos os processos e situações. Para isso, é importante conhecer e entender como elaborar corretamente um documento de instrução de trabalho.
O que é uma Instrução de Trabalho?
De maneira simples, uma Instrução de Trabalho (IT) é um documento que funciona como um manual. Basicamente funciona como um guia, contendo um passo a passo das etapas de um processo específico. As ITs são geralmente utilizadas para descrever processos operacionais e produtivos.
O objetivo de uma instrução de trabalho é padronizar a execução de uma atividade, garantir a qualidade e conformidade com as normas e otimizar a produtividade. Sua elaboração é uma exigência para o SGQ que consta na ISO 9001 e precisa ser aplicada em todas as áreas da empresa.
Um exemplo de onde uma instrução de trabalho é aplicada, é no processo de armazenagem de insumos. No documento, são especificados os locais e meios corretos de estocar determinado material, seguindo uma linha de raciocínio técnica e descrevendo o passo a passo para o caso específico. É comum conter também imagens e outros recursos que guiem de maneira clara as ações que devem ser tomadas.
Normalmente a instrução de trabalho é elaborada pelos profissionais responsáveis pela gestão da obra, já que também são encarregados de conhecer e garantir a execução correta de todos os processos.
Mas é válido ressaltar que o ideal é que todos os colaboradores participem da elaboração das ITs, compartilhando seus conhecimentos e dando maior detalhamento das atividades que realizam.
Qual a diferença entre Instrução de Trabalho e Procedimento?
Como vimos, uma instrução de trabalho é um manual detalhado que mostra a maneira correta de realizar um processo operacional ou produtivo. Já um procedimento é um roteiro macro para a realização de etapas nas quais os processos estão inclusos. O procedimento visa a gestão de uma atividade como um todo, sem detalhar ou especificar um passo a passo para realizar cada processo intermediário.
Apesar de tanto as instruções de trabalho quanto os procedimentos estarem contidos no SGQ, não devem ser confundidos. Os procedimentos funcionam como uma maneira de garantir a qualidade e organização dos documentos de instrução de trabalho, para que tudo seja conectado e siga uma ordem construtiva coerente.
Enquanto a instrução de trabalho explica detalhadamente como armazenar um material específico, por exemplo, o procedimento descreve o processo de armazenamento de insumos no geral. Assim, há uma relação hierárquica entre os dois processos de gestão, já que as ITs estão geralmente contidas nos procedimentos.
Como elaborar uma Instrução de Trabalho?
Para que as informações presentes na instrução de trabalho sejam objetivas e coerentes, é preciso coletar dados com os funcionários sobre as tarefas que realizam. Além disso, vale a coleta de informações presentes em normas e documentos relacionados à atividade em questão. Quanto maior for o detalhamento do processo, mais intuitivo e eficiente será sua utilização pelos profissionais.
Utilizar recursos e linguagem visual também é recomendado, incluindo fluxogramas, gráficos, checklists e imagens que auxiliem na compreensão e aplicação do que está sendo ensinado.
Também é muito importante manter um acompanhamento da instrução de trabalho, atualizando e modificando as informações conforme feedbacks de funcionários e sempre que se julgar necessário.
Benefícios das ITs
Padronizar os processos é garantir que todos os profissionais utilizem os mesmos métodos e que o conhecimento não fique retido nas mãos de apenas algumas pessoas. Assim, caso haja um desligamento de um funcionário que era responsável por muitas etapas, todas as tarefas que ele realizava estarão especificadas na instrução de trabalho. Dessa forma a empresa garante o controle dos processos produtivos realizados.
As ITs ainda evitam erros de execução, reduzem as não conformidades e promovem uma maior qualidade construtiva. Além disso, há uma otimização no tempo, já que é possível evitar retrabalhos e agilizar os treinamentos tendo a instrução de trabalho funcionando como um manual. Assim os gestores podem focar mais em outras tarefas importantes, sabendo que os processos estão sendo realizados da maneira padrão.
A elaboração dos documentos de instrução de trabalho são exigências do Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) e consequentemente da ISO 9001. Por isso é importante que seja realizado de maneira correta, com riqueza de detalhamentos, utilizando recursos para melhorar o entendimento e garantindo atualizações sempre que necessário.
Agora você já sabe o que é uma instrução de trabalho e sua importância para a padronização dos processos de uma obra. Mas se ficou alguma dúvida ou sugestão, comente abaixo e continue acompanhando os posts no blog.
