Controle de documentos e registros: por que manter sempre em dia?

Em qualquer empresa, ter arquivos organizados é fundamental para garantir a segurança das operações e conseguir bons resultados nos negócios. No setor da construção, o controle de documentos e registros é ainda mais importante por causa da imensa gama de obrigações trabalhistas e das normas estabelecidas pela legislação.

Manter tudo atualizado e acessível também é importante para as organizações que desejem obter certificações de qualidade, o que confere mais valor aos seus serviços.

A melhor maneira de gerir todo esse volume de informações é com o uso de ferramentas digitais que auxiliem na revisão e no arquivamento de documentos. Neste artigo, vamos falar sobre a importância de manter em dia o controle de registros e documentos de um empreendimento.

A importância de ter informações atualizadas

São muitas as frentes que envolvem documentação: o controle de subempreiteiros, a verificação de conformidades, a execução da obra, os relatórios de uso de EPI, as notas fiscais, os pedidos a fornecedores, etc. Não há espaço para defasagem de informações em nenhuma dessas áreas, caso contrário, toda a cadeia de operação pode ser prejudicada por causa de procedimentos errados.

O canteiro de obras é um palco onde diversos processos acontecem simultaneamente. Todos os procedimentos devem ser documentados e executados levando em conta as várias etapas a serem cumpridas, não é mesmo?

Mas e quando as informações estão desatualizadas, anotadas em planilhas de papel em que o responsável se perdeu na hora de registrar? É prejuízo na certa, causado por retrabalhos e não conformidades.

A questão fiscal é outro foco de problemas quando os registros estão desatualizados. A inspeção do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) em empresas de construção é ostensiva. Por isso, autuações por irregularidades são comuns quando os gestores não realizam vistorias e os documentos não existem ou estão defasados.

Abaixo, você confere quais são os principais contratempos que podem ser evitados com um controle de documentos e registros feito de maneira eficiente.

Autuações por parte do MTE

As fiscalizações do MTE podem se estender à conferência de documentos que devem estar no canteiro de obras. São eles:

• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
• Programa das Condições do Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção (PCMAT);
• Certificados de treinamento das normas NR-18, NR-35, NR-10 e NR-33;
• Fichas de entrega de equipamentos de proteção individual (EPIs);
• Fichas de entrega de vestimenta de trabalho;
• Ordem de serviço (OS)
• Comunicação prévia de início de obra;
• Projetos das proteções coletivas;
• Comprovantes de instalação da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e Assédio (CIPAA);
• Anotações de Responsabilidade Técnica de Programas Ambientais e Projetos de Proteções Coletivas (ARTs – CREA).

Obviamente, não adianta nada ter esses documentos em mãos se eles apresentarem dados desatualizados. Por isso, é essencial manter um gerenciamento adequado para cada tipo de documento ou registro.

Reclamações trabalhistas

As reclamações trabalhistas ainda são um dos principais problemas para o setor da construção. Mas, a partir do momento em que a empresa cumpre suas obrigações e registra a documentação pertinente, o risco jurídico diminui.

Os documentos que devem estar sempre em dia, nesse caso, são os seguintes:

• Folhas de pagamento e recibos;
• Lançamentos dos fatos geradores de todas as contribuições;
• Comprovante de entrega da GPS ao sindicato da categoria profissional;
• Comunicados de acidentes de trabalho;
• Comprovantes de pagamento de benefícios que são reembolsados à empresa.

Geralmente, essa documentação deve ser guardada pelo prazo de dez anos. Por ser um período muito extenso, o risco de perder registros feitos em papel é grande. Para resolver esse problema, existem alternativas automatizadas para a digitalização de arquivos (saiba mais sobre isso na parte final deste texto).

Gestão comercial e fiscal

Há muitos livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal das operações de uma empresa. Em geral, essas informações devem ser arquivadas por, pelo menos, cinco anos. No entanto, alguns registros precisam ser guardados por dez ou até trinta anos.
Os principais documentos com prazo de cinco anos de armazenamento são os seguintes:

• Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ);
• Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Imposto de renda (documentos relativos à declaração geral);
• Imposto sobre produtos industrializados (pessoa jurídica);
• Notas fiscais eletrônicas.

Outros exemplos importantes são a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), que deve ser arquivada por dez anos, e a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP), que tem prazo de 30 anos de armazenamento.

Documentos guardados e registrados de maneira adequada podem servir para a otimização da gestão do negócio. Isso porque podem atuar como fontes de indicadores de desempenho de diversas áreas da empresa, como a comercial, a operacional, o marketing, etc. Por meio de notas fiscais arquivadas, por exemplo, é possível medir custos, o faturamento e o pagamento de impostos.

Uso da tecnologia para o controle de documentos e registros

A tecnologia digital para documentos e registros surgem como grandes aliadas para as corporações de construção civil de qualquer porte. Todos os envolvidos nos empreendimentos podem trabalhar de forma sistematizada e organizada, aumentando a produtividade e a eficácia dos processos..

Compartilhamentos, elaborações, revisões e acompanhamentos podem ser feitos em um mesmo ambiente virtual. Isso aumenta a agilidade dos processos e a segurança das informações, seja no tocante às permissões de acesso ou à necessidade de compartilhamento de dados em prol da redução de erros e retrabalhos.

Outra grande vantagem dos softwares para a construção civil é o desaparecimento das pilhas de documentos impressos, que sempre geraram dificuldades para a gestão do canteiro de obras e nos escritórios das construtoras. A administração integrada de dados é fundamental para empresas de sucesso hoje.

Este conteúdo te ajudou a entender a importância de manter documentos e arquivos organizados? Você já conhece todas as possibilidades que um software de gestão especializado na construção oferece? Compartilhe suas observações nos comentários!