Como fazer um controle de documentos eficiente na construção civil

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Ter um controle de documentos assertivo é fundamental para empresas de qualquer segmento, já que isso agiliza o trabalho e evita problemas de fiscalização. 

Na construção civil, essa atividade também é importante para empresas que desejam adquirir determinadas certificações de qualidade. Por isso deve ser feito de maneira eficiente, ou seja, consumindo o mínimo de recursos e fornecendo o máximo de resultados. 

Para alcançar esse objetivo, confira as melhores práticas para ter uma gestão de documentos efetiva!

6 dicas para otimizar o controle de documentos

Muitas construtoras enfrentam desafios como documentos desorganizados, fluxos de trabalho ineficientes e falta de padronização. O que acaba impactando na produtividade e resultado das obras.

Dessa forma, para evitar problemas como esses em seu projeto, confira estas 6 dicas de otimização. 

1. Organize por categorias

É muito mais fácil encontrar documentos e manter controle sobre eles quando se sabe, de antemão, do que  cada um se trata. 

Por isso, o ideal é organizar os documentos em categorias, pois isso permite a localização mais rápida dos itens necessários para a coleta de informações.

Você pode, por exemplo, dividir os documentos em diferentes setores, como atendimento, equipe de execução, estoque, segurança do trabalho, qualidade, inspeções, terceirizados e etc. 

2. Padronize a gestão de documentos

Sempre que possível, procure padronizar os documentos. Isso resulta não apenas em um controle mais eficiente, mas também em adquirir informações de maneira completa e rápida. 

Se os documentos forem padronizados será possível saber o que cada campo representa, e isso facilita na hora da organização e da identificação.

A padronização das nomenclaturas também é benéfica porque impede que dados sobre um mesmo tema fiquem espalhados em diferentes locais, ou que cópias obsoletas circulem pela empresa.

Um bom exemplo de sucesso nessa etapa é a ATR Incorporadora, que, através de automação, eliminou problemas relacionados a atualizações de documentos no canteiro de obras, e consequentemente atingiu uma melhor qualidade na organização de seus projetos.

3. Atualize manuais e registros

Os manuais e registros também devem ser mantidos atualizados para que em caso de qualquer dúvida ou necessidade seja possível ter acesso à informação mais atualizada e relevante para o momento.

Quando esses documentos de orientação ficam desatualizados, não apenas há perda de tempo para identificar se as informações estão conformes, como também há chances de um trabalho ser executado de maneira incorreta, levando a prejuízos e retrabalhos.

4. Garanta a integridade dos documentos

Não é incomum que os documentos sofram algumas avarias, podendo ficar ilegíveis ou até inutilizáveis. Além disso, muitos documentos físicos precisam ser mantidos arquivados por determinado tempo, necessitando de um grande espaço físico. 

Quando tratamos de documentos digitais, é importante pensar na segurança destes documentos, evitando perdas inesperadas por problemas de hardware ou software.

Por isso, o armazenamento destes arquivos em nuvem é uma excelente opção, dada a segurança e a disponibilidade ofertadas pelas soluções.

Além disso, com a digitalização do controle de documentos, tudo fica organizado num só lugar e os documentos podem ser acessados facilmente via tablets ou computadores. 

Um exemplo é a Lyx Engenharia, que resolveu focar no controle do processo construtivo, e com isso reduziu o número de não conformidades em 75%.

5. Tenha cópias de segurança

Nunca se sabe o que pode acontecer com os documentos e perder alguns deles pode significar uma grande dor de cabeça para a empresa. 

Por isso, caso opte por registros físicos, o ideal é manter cópias de segurança e backups  dos documentos mais relevantes e em local separado das versões originais. 

Já no formato digital, o módulo de Documentos do Mobuss Construção possibilita o acesso ao histórico de revisões, dispensando a necessidade de cópias. 

Quando um arquivo passa por inúmeras alterações, o sistema sempre mantém em destaque a última versão do documento atualizada, mas também tem as versões anteriores armazenadas para consulta.

Ao fazer isso, na ocorrência de qualquer imprevisto que possa prejudicar os registros, a empresa estará resguardada com as cópias de segurança.

6. Elimine os documentos que não são mais necessários

Documentos, tanto físicos quanto digitais, ocupam espaço, e por isso é importante manter apenas o que é estritamente necessário.

Assim, periodicamente faça auditorias internas e analise toda a documentação para descobrir o que já não é mais útil, o que já está ultrapassado ou o que pode ser dispensado sem prejuízos para a empresa. 

Com isso, a documentação da empresa se torna mais enxuta e, portanto, mais fácil de ser controlada.

Fazer um controle de documentos eficiente é indispensável para que menos tempo seja gasto tentando encontrar informações, promovendo o aumento da produtividade como um todo. 

O controle de documentos e os programas de qualidade

As certificações de qualidade como ISO e PBQP-H trazem muitos benefícios para as construtoras. 

Além de melhoria das operações e redução de gastos, também impactam positivamente na reputação da empresa diante dos seus clientes e possibilitam a participação em programas de habitação social como, por exemplo, o Minha Casa, Minha Vida.

Mas para aderir às certificações é preciso cumprir alguns requisitos na gestão de qualidade da empresa. Os programas também exigem algumas documentações obrigatórias, como as Fichas de Verificação de Serviço.

Cada selo de qualidade possui diretrizes específicas, portanto, caso você esteja planejando adquirir algum, é importante que primeiro se informe sobre as exigência em um portal oficial. 

O impacto da tecnologia no controle de documentos

A tecnologia tem revolucionado a forma como as empresas gerenciam suas informações, oferecendo soluções que transformam a eficiência e a precisão na construção civil. 

A adoção de ferramentas avançadas melhora significativamente o controle de documentos, trazendo diversos benefícios para as operações diárias e a gestão dos projetos.

Nesse contexto, plataformas de gestão de obras como o Mobuss Construção se tornam grandes aliadas, pois agilizam o preenchimento de checklists de inspeção, armazenam as informações de forma transparente e permitem uma rápida tomada de decisões, além de outras importantes funcionalidades importantes para os empreendimentos.

Utilizar softwares especializados em armazenamento e gestão de documentos pode ser uma ótima alternativa para otimizar o controle das informações da sua empresa.

Para conhecer mais benefícios do Mobuss Construção acesse o site ou solicite uma demonstração gratuita com os nossos especialistas.