Um profissional no papel de gestor de projetos possui uma rotina bastante dinâmica. É ele quem coordena os projetos para construção, realiza o estudo de viabilidade da obra e dos riscos que ela envolve, faz a gestão do tempo e dos cronogramas das equipes, analisa custos e desenvolve o modus operandi que guia o andamento do projeto (tudo isso junto com o projetista e os demais coordenadores de time).
Com tudo isso sob sua tutela, fica claro que o gerente de projetos deve ser um profissional multifacetado e capaz de otimizar resultados, reduzindo os custos de execução e garantindo que a obra siga o que foi descrito na projeção. É preciso combinar todas essas funções para assegurar que o gerenciamento seja bem feito e o cronograma seja cumprido sem alterações no orçamento.
Segundo um estudo realizado em 2015, apenas 29% dos projetos são finalizados dentro do prazo e do orçamento previsto. Esses números mostram a urgência da construção em encontrar processos mais baratos e eficazes para a execução e gestão dos projetos. Para que você consiga atingir esses objetivos, é preciso estar atento às cinco principais regras do gerenciamento de projetos de construção. Confira!
5 dicas de gerenciamento de projetos na indústria da construção para reduzir custos e otimizar o tempo
1 – Ser um jogador da equipe
Trabalhar em sintonia com as equipes é o cerne de uma gerência de projetos bem executada. Dificuldades de relacionamento e pouco rigor no controle geram dois problemas clássicos: atrasos e gastos. A raiz da boa gestão é uma boa comunicação.
É preciso estabelecer um diálogo claro entre você, a equipe de arquitetura e design, o cliente e a equipe de execução. Cada um requer um tratamento diferente e uma forma distinta de interlocução, por isso, é fundamental alinhar a comunicação e inserir-se dentro dos times, para conseguir extrair o melhor de cada um.
Quando falamos sobre ser um jogador da equipe, queremos dizer que a gestão de projetos começa com o entrosamento entre as pessoas responsáveis pela obra. É preciso tomar algumas atitudes para colocar todos a par da situação atual e dos desafios impostos, como o cumprimento do cronograma ou a necessidade de adequação de custos.
A atualização em intervalos regulares de todos os que trabalham com você sobre o status do projeto (por exemplo, duas vezes por semana) também ajuda a criar um fluxo previsível de trabalho e evita potenciais frustrações resultantes da falta de conhecimento.
2 – Ter um orçamento inteligente
Uma das maiores preocupações em um projeto esteja relacionada ao estouro do orçamento. Se esta é uma parte normal — e importantíssima — do processo, por que não se preocupar em fazer um orçamento inteligente desde o início?
Como estamos lidando com um nicho de mercado em que pouco mais de um terço dos projetos é entregue conforme a previsão inicial de data e orçamento, talvez seja interessante realizar a projeção de um cenário otimista e um “pé no chão”.
Tente começar com um orçamento mais próximo da realidade do mercado, ou seja, prevendo custos que tendem a surgir na execução dos projetos. Para isso, você pode seguir os seguintes passos:
- Análise e descoberta: analise os objetivos e os requisitos que você possui para este projeto. Saiba o quê e o porquê da sua compilação antes mesmo de iniciar. Para começar a planejar, considere usar modelos de calendário de obras para construir um orçamento mais preciso. Lembre-se que sempre é possível contar com soluções digitais inteligentes na hora de compor seu planejamento.
- Design e desenvolvimento: determine o provável alcance de seu projeto e finalize seu orçamento, determinando o cronograma e procurando cotações de potenciais fornecedores. Ao fazê-lo, assegure-se de que os contratados contemplem todos os requisitos para aquele produto ou serviço.
Feita a análise desses dois fatores, o gestor do projeto já pode traçar um orçamento ideal, aquele em que constam a verba e o cronograma inicial acertados com os investidores ou com os responsáveis pelo empreendimento. Aqui cabe o olhar crítico do profissional. Ele deve avaliar minuciosamente todo o orçamento proposto e compará-lo com o cenário realista, preparando-se, assim, para eventuais gastos extras.
Quando o projeto já estiver em andamento, é preciso monitorar o orçamento e os prazos e assegurar que eles fiquem o mais próximo possível dos custos projetados. Mesmo os melhores planos podem encontrar obstáculos, embora um orçamento inteligente tenha o poder de minimizá-los. Identifique os pontos problemáticos antes do tempo e desenvolva soluções alternativas.
3 – Foco no momento de planejar o gerenciamento do projeto
O gerenciamento de projetos é a ciência de planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho dos membros envolvidos na execução. Soma-se a tudo isso a necessidade de usar os recursos disponíveis de forma inteligente e organizada, para atingir os objetivos e assegurar a satisfação do cliente.
O gerenciamento lida com o consumo econômico dos recursos disponíveis no menor tempo. Para que isso seja possível, é preciso dar a devida atenção às etapas anteriores à execução do projeto, mais especificamente para o planejamento.
Gerenciar significa ter o controle da situação e conseguir distribuir o trabalho e os recursos de forma a cumprir o que foi acordado entre as equipes de construção e os responsáveis pela edificação. A fase de planejamento no gerenciamento de projetos é o processo de seleção de um método particular e da ordem de trabalho a ser adotada, tendo em mente todas as formas e sequências possíveis para o trabalho.
Um gestor que pretende reduzir custos com a execução de um projeto não pode abrir mão de um planejamento da força de trabalho, uso de materiais, utilização de maquinário, segurança dos funcionários e, claro, aplicação de verbas.
A gerência de projetos abrange, essencialmente, as respostas para duas perguntas: “O que fazer?” e “Como fazer?“.
Somente um trabalho bem planejado resulta na redução de custos (graças à boa utilização de tempo e de recursos), elimina abordagens e ideias que estejam desalinhadas com o projeto, evita retrabalhos e otimiza a relação entre as equipes. Além de tudo isso, o planejamento inspira a inovação e a criatividade entre os gestores, o que amplia a força competitiva da empresa.
4 – Desenvolver e consultar uma lista abrangente de metas
Ter um calendário de obras com a descrição dos objetivos e marcos do projeto é essencial, assim como incorporar às metas informações sobre as prioridades do cliente pode fazer uma grande diferença.
Concentrar informações importantes do projeto ao seu alcance evita retrabalho e atrasos na obra. Você pode até tornar esta lista visível para suas equipes por meio de um software de gerenciamento de projetos que permita o acesso por dispositivos móveis, facilitando a comunicação.
Alterar a forma como você concentra, organiza e distribui as informações mais importantes pode reduzir drasticamente os problemas de comunicação entre canteiro e escritório, e permite que você se concentre mais no que está fazendo, levando a um trabalho melhor e mais eficiente.
5 – Aplicar uma visão macroscópica sobre todo o projeto
Antes de iniciar qualquer trabalho, verifique se você deu um passo atrás para pensar sobre implicações mais amplas da construção. Pode ser qualquer coisa, desde como uma adição pode afetar a integridade estrutural de um edifício até como as tecnologias verdes podem ajudar a economizar dinheiro no projeto.
Essas considerações podem poupar quantidades incríveis de tempo e dinheiro a longo prazo. Isso porque, em última instância, ter uma ideia clara da paisagem geral do projeto pode ajudar a lembrar de detalhes que possuem grande impacto na gestão de obras, como as exigências feitas pelo cliente em relação ao acabamento da obra.
E você, quais ações segue para reduzir custos com o gerenciamento de projetos? Compartilhe conosco nos comentários abaixo!
