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Existem diversos desafios envolvidos com o controle de documentos na construção civil. Tarefas como verificação de conformidades, que asseguram a qualidade exigida pela construtora, fiscalização da execução da obra, avaliação dos relatórios de uso de EPI, etc.
São incontáveis as demandas atribuídas a engenheiros e arquitetos que atuam no dia a dia de um canteiro. Mas garantir a execução do empreendimento em nível de excelência e seguindo as normas exigidas, passa por um controle eficiente, que permita a gestão e distribuição de informações por toda a obra.
Para evitar as perdas de documentos e registros, é preciso que a construtora siga algumas práticas. Confira neste post 4 dicas capazes de otimizar o processo de controle de documentos!
Como gerenciar documentos na construção civil?
Instruções de trabalho, procedimentos gerais, plantas, normas internas de segurança e de qualidade e até mesmo o manual do cliente. Esses são alguns exemplos de documentações que circulam diariamente no canteiro de obras, mas a lista é enorme!
Diante disso, dá para ter uma ideia da importância de uma gestão eficiente. Entre os diversos benefícios que são resultados dessa estratégia, podemos listar a redução de custos, melhoria na produtividade da equipe e aumento da qualidade do empreendimento.
Confira agora 4 boas práticas para gerenciar documentos na construção civil!
1. Desenhe um processo eficaz
A gestão de documentos deve ser tratada como ponto-chave da eficiência operacional no canteiro de obras. Para obter o máximo de benefícios desse processo, é importante traçar e seguir alguns passos, como por exemplo:
- Identificar a necessidade de um documento ou de uma revisão;
- Definir as características básicas do documento;
- Definir vínculos e permissões de acesso;
- Elaborar, aprovar e publicar o documento;
- Planejar a próxima revisão (caso seja necessário);
- Controlar as cópias impressas.
Um controle ineficiente de documentos na construção civil pode comprometer várias atividades realizadas na obra, pois dificulta o acesso às informações. Com isso, até a gestão da qualidade pode ser comprometida.
2. Dinamize o workflow dos documentos
Após o processo de gestão de documentos ter sido bem definido, é importante entender o fluxo e aplicar melhorias. Nesse contexto, vale lembrar que a dinâmica de um canteiro de obras possui muitas demandas simultâneas, tempo escasso para fiscalizações e exige acompanhamento constante.
Isso faz com que muitos profissionais precisem transitar com diversos documentos, em sua maioria impressos. Fator que aumenta a possibilidade de perdas ou extravios. Então, para otimizar o controle desses registros, é importante aderir a tecnologias que apoiem em todo este processo.
O armazenamento físico possui algumas desvantagens, como difícil manutenção, pouca praticidade e rápida deterioração. Arquivos importantes como históricos descritivos, diários de obras ou procedimentos, por exemplo, não podem ficar vulneráveis à extravios.
Por este motivo, dê preferência para alocar seus documentos em nuvem, de modo que todos os profissionais com poder decisório possam acessá-los de qualquer lugar e em qualquer momento. Isso significa melhor rastreabilidade, respostas rápidas e maior controle sobre seus registros.
3. Opte por um sistema integrado de mobilidade
Grande parte dos documentos da construção civil estão, de certa forma, entrelaçados, o que implica a necessidade de integração entre eles e seus respectivos departamentos controladores.
O mesmo arquivo pode interessar a inúmeros setores, o que resulta em um workflow lento, com gargalos e sujeito a retrabalhos, caso a gestão de documentos não seja automatizada.
Para solucionar essa questão, o ideal é que se adote uma solução integrada para a construção civil, de preferência, com tecnologia mobile. Esse recurso amplia o alcance e facilita o acesso a esses documentos.
Um exemplo de sistema para gestão de obras que possui essas funcionalidades é o Mobuss Construção. Seu Módulo de Documentos permite armazenar, distribuir e controlar todas as documentações geradas na obra.
Mais do que simplesmente armazenar em nuvem, a integração desses documentos dentro da plataforma e com acesso via dispositivos móveis facilita a gestão, o acesso e a tomada de decisões.
Além disso, o software possui recursos de segurança, como chaves de acesso e backups de tudo que é atualizado. Desta forma, nenhuma informação é perdida.
4. Categorize os documentos
O dia a dia de um canteiro de obras produz pilhas de papéis e informações distintas, as quais nem sempre são armazenadas da melhor forma, ou pelo mesmo profissional. Aumentando assim, a possibilidade de erro no arquivamento desses documentos e a dificuldade para resgatar essas informações posteriormente.
Por isso, tão importante quanto desenhar um processo e ter um fluxo lógico na gestão dos documentos, é saber categorizar essas informações, revisá-las e descartá-las quando necessário.
A organização indistinta de documentos diversos, que deveriam seguir métodos e prazos de arquivamento completamente diferentes uns dos outros, gera falhas de comunicação no canteiro de obras e perda de informações essenciais.
Esse mix de documentos de naturezas diversas arquivados em caixas arquivo sem qualquer critério, resulta em alto tempo de busca e elevados índices de extravios, o que pode ocasionar sérios prejuízos à construtora. Isso sem falar em descartes feitos em momentos equivocados.
Agora você já conhece as principais boas práticas para a gestão de documentos na construção civil. Continue acompanhando os conteúdos do nosso blog para mais dicas sobre o setor!
